Whistleblowing – Segnalazione di informazioni su illeciti

• I dipendenti, i lavoratori autonomi, i titolari di un rapporto di collaborazione, i volontari e i tirocinanti anche non retribuiti che svolgono la propria attività lavorativa presso l’Azienda;
• I lavoratori o i collaboratori che svolgono la propria attività lavorativa presso enti che forniscono beni o servizi o che realizzano opere in favore di terzi;
• I liberi professionisti e i consulenti che prestano la propria attività presso l’Azienda;
• gli azionisti e le persone della Società con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza.
Tutti questi soggetti segnalano informazioni sulle violazioni di cui sono venuti a conoscenza nell’ambito del proprio contesto lavorativo.

Le segnalazioni possono essere effettuate anche:
a) quando il rapporto giuridico non è ancora iniziato, se le informazioni sulle violazioni sono stata acquisite durante il processo di selezione o in altre fasi precontrattuali;
b) durante il periodo di prova;
c) successivamente allo scioglimento del rapporto giuridico se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite nel corso del rapporto stesso.

Informazioni sulle violazioni aventi ad oggetto fatti (di qualsivoglia natura, anche meramente omissivi) riferibili a persone dell’Azienda o a terzi, che possano integrare:
1) violazioni a normative interne aziendali e/o in ogni caso idonee ad arrecare danno o pregiudizio, anche solo d’immagine o reputazionale all’Azienda:
• reali e persistenti abusi di potere, corruzione, frode, furti e altri comportamenti scorretti;
• violazione di policy interne o del codice etico;
• rischi di reati su servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo;
• sicurezza e conformità dei prodotti, anche in relazione al rischio per la salute;
• sicurezza nei settori dei trasporti ferroviari, stradali, marittimi;
• pratiche che mettono a rischio la salute e la sicurezza dei lavoratori o che causano danni ambientali;
• situazioni di conflitto di interesse ritenute non conosciute dall’Azienda;
• atti di corruzione di terzi verso dipendenti o da parte di questi ultimi verso terzi; frodi;
• utilizzo improprio dei beni aziendali;
• intenzionale comunicazione di informazioni false a Pubbliche Amministrazioni.
• diffusione illecita di dati personali: tutela della vita privata e dei dati personali e sicurezza delle reti digitali e dei sistemi informativi.
2) illeciti che rientrano nell’ambito di applicazione degli atti dell’Unione Europea e delle disposizioni nazionali che ne danno attuazione.
3) condotte illecite rilevanti ai sensi del D.Lgs. 8 giugno 2001 n. 23.
4) atti od omissioni riguardanti il mercato interno (a titolo esemplificativo: violazioni in materia di concorrenza e di aiuti di stato).

Le segnalazioni devono riguardare fatti di cui il segnalante abbia conoscenza, avendo lo stesso fondati motivi di ritenere che le informazioni segnalate siano vere al momento della segnalazione.
La segnalazione deve essere effettuata tempestivamente rispetto alla conoscenza dei fatti in modo da renderne concretamente possibile la verifica.

L’Azienda mette a disposizione i seguenti canali di trasmissione:
- Piattaforma informatica: accessibile dal sito www.teamware.it/segnala/. Tale canale è da considerarsi preferenziale in quanto maggiormente idoneo a garantire la riservatezza dell’identità del segnalante e adeguate misure di sicurezza delle informazioni;
- Posta ordinaria: all’indirizzo dell’Azienda.

Le segnalazioni possono permettere all’Azienda di individuare per tempo e porre rimedio a fatti illeciti o irregolari che possono ledere l’interesse e l’integrità dell’Azienda o di terzi.
Il segnalante (anche se anonimo), durante la valutazione ed il periodo di istruttoria viene informato del ricevimento della segnalazione e degli esiti degli accertamenti svolti in merito a quanto comunicato.

Nel rispetto del dettato normativo l’Azienda garantisce la riservatezza dell’identità del Segnalante a partire dalla ricezione della segnalazione e vieta (e sanziona per quanto consentito dai propri poteri e facoltà) ogni forma diretta o indiretta di provvedimenti e comportamenti ritorsivi o discriminatori adottati nei confronti del Segnalante in conseguenza della segnalazione, inclusi quelli omissivi, anche tentati o minacciati, nonché quelli rivolti a terzi connessi al Segnalante, quali parenti, colleghi, soggetti giuridici di cui i Segnalanti sono proprietari o per cui lavorano, che operano in un contesto lavorativo collegato a l’Azienda.

In caso di segnalazione non anonima, l’Azienda mette in atto tutte le tutela possibili contro (a titolo non esaustivo):
• licenziamento, sospensione o misure equivalenti;
• retrocessione di grado o mancata promozione;
• mutamento di funzioni, cambiamento del luogo di lavoro, riduzione dello stipendio, modi-fica dell’orario di lavoro;
• sospensione della formazione o qualsiasi restrizione dell’accesso alla stessa;
• note di demerito o referenze negative;
• adozione di misure disciplinari o di altra sanzione, anche pecuniaria;
• coercizione, intimidazione, molestie o ostracismo;
• discriminazione o comunque trattamento sfavorevole;

L’Azienda tutela i diritti delle persone coinvolte, innanzitutto assicurando, per garantire l’appropriata riservatezza, che ogni comunicazione relativa alla loro identità segua rigorosamente il criterio “need to know”.
La persona coinvolta viene informata dell’esistenza e dal contenuto della segnalazione e ne riceve copia, ad eccezione del riferimento all’identità del Segnalante, che non potrà in ogni caso essere resa nota alla persona coinvolta, fatti salvi i casi espressamente previsti dalla legge.
La persona coinvolta ha diritto di essere informata dall’esito dell’istruttoria, salvi i casi espressa-mente previsti dalla procedura aziendale in materia.

Si, possono essere inviate segnalazioni anche in forma anonima. Anche per garantire maggiore affidabilità per questo punto, la Piattaforma digitale non è gestita dall’Azienda bensì da soggetti terzi. Inoltre, le segnalazioni eseguite su di essa sono garantire da parametri di irriconoscibilità del Segnalante oltre che da elevati standard di sicurezza. In nessun modo è possibile, risalire all’identità del Segnalante anonimo.

La Direttiva sul Whistleblowing prevede un massimo di 7 giorni per dare il primo riscontro al Segnalante circa l’avvenuta ricezione della segnalazione e 90 giorni per comunicare lo stadio delle indagini (in corso/chiusa).
La Società ha individuato nell’Organismo di Vigilanza, l’organo preposto alla verifica del contenuto della segnalazione; esso svolge attività di accertamento sui fatti segnalati per verificarne la fondatezza e consentire l’adozione di misure atte a prevenire o sanzionare le irregolarità o gli illeciti se accertati, agendo nel pieno rispetto delle norme sulla riservatezza delle informazioni, di fatti luoghi o di dati personali dei quali dovesse venire a conoscenza. Qualora lo ritenga opportuno e la modalità di segnalazione lo consenta, può interpellare sia il segnalante per ottenere maggiori informazioni, sia il presunto autore della violazione, dando inoltre luogo a tutti gli accertamenti e le indagini che siano necessarie per appurarne la fondatezza.
Nel caso in cui l'Organo preposto, durante o al termine dell'istruttoria, accerti un possibile reato, comunicherà immediatamente al Titolare tali circostanze al fine di presentare regolare denuncia all'Autorità giudiziaria.

Le segnalazioni calunniose o diffamatorie sono vietate e sanzionate secondo legge ed anche in via disciplinare, dall’Azienda.

I dati personali vengono trattati nel rispetto della normativa applicabile in materia.